Privacy: il trattamento dei dati particolari nei rapporti di lavoro
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- Creato 15 Novembre 2019
Dati personali nei rapporti di lavoro.
Come disposto dal D. Lgs. n. 101/2018, l’Autorità Garante italiana per la Privacy ha recentemente raccolto, in un apposito provvedimento, talune importanti prescrizioni ed indicazioni pratiche per il corretto trattamento dei dati personali nei rapporti di lavoro, che si espongono di seguito.
Comunicazioni “individualizzate” e consegnate in plico chiuso.
Il Garante ha innanzitutto ribadito che la corrispondenza con il lavoratore, contenente dati sensibili/particolari, deve avvenire:
- tramite forme di comunicazione “individualizzate” (cartacee e/o elettroniche), ossia destinate esclusivamente all’interessato od a suo delegato specificatamente individuato,per il tramite di personale formato ed autorizzato;
- in plico chiuso, in caso di trasmissione di documenti cartacei, fattasalvala necessità di acquisire la firma per ricevuta da parte dell’interessato.
La trasmissione dei documenti fra i vari uffici.
È stato altresì sottolineato che in caso di trasmissione di documenti contenenti dati sensibili/particolari ad altri uffici (anche interni) per ragioni di competenza, gli stessi devono evidenziare unicamente le informazioni necessarie all’espletamento della singola pratica, evitando di allegare documentazione integrale o di riportare stralci all’interno del testo, ove non strettamente indispensabile. La comunicazione dovrà poi avvenire con modalità idonee a garantire la ricezione, ed il conseguente trattamento dei dati, esclusivamente da parte degli uffici competenti ed, in particolare, del solo personale autorizzato.
Dati su presenze e/o assenze.
Infine, se ragioni di natura organizzativa impongono di rendere disponibili i dati relativi alle presenze e/o assenze del singolo lavoratore a soggetti terzi (es. i colleghi per la predisposizione di turni di servizio), il Garante ha ricordato che il datore di lavoro deve indicare esclusivamente le “assenze” e non anche le ragioni delle medesime (nemmeno con acronimi o sigle), in modo da escludere la conoscibilità da parte dei terzi di dati personali di natura sensibile/particolare dell’interessato quali permessi sindacali, malattie e similari.