Videosorveglianza in azienda: aspetti giuridici ed operativi

In attesa di ulteriori chiarimenti che dovrebbero essere forniti dal legislatore in vista dell'entrata in vigore del Regolamento Europeo ed a seguito dei numerosi quesiti pervenuti, si ritiene utile approfondire il tema, di estrema attualità, della corretta gestione giuridica degli apparati di videosorveglianza in azienda.
Sull’argomento infatti, il Garante per la protezione dei dati personali in data 08/04/2010 ha  emanato un apposito “Provvedimento a carattere generale”, il quale non sempre risulta di facile interpretazione.
Tale Provvedimento sostituisce integralmente quello emanato nell’anno 2004, confermandone taluni obblighi già precedentemente in vigore ed introducendo diverse importanti novità.
Di seguito, in estrema sintesi e ricercando la massima schematicità, si riepilogano quindi quelli che sono i principali adempimenti previsti dal legislatore e che gravano in capo alle aziende private. 

 

Il rilascio di idonea informativa: I Cartelli.

I soggetti che si trovano a transitare in un’area aziendale video-sorvegliata (cortili, parcheggi, stabilimenti, reception, ecc.), devono esserne sempre consapevoli e quindi perfettamente informati di tale circostanza.
E’ importante sottolineare che l’obbligo di informare permane anche in riferimento alle aree esterne (es. cortili) e non solo per quelle interne (es. reception).
Il Provvedimento prevede che si possa assolvere al presente obbligo di legge con l’esposizione di appositi cartelli che dovranno:

  • essere collocati prima del raggio d’azione delle telecamere;
  • essere chiaramente visibili in ogni condizione di illuminazione ambientale (e quindi anche in orario notturno);
  • essere di immediata comprensione, anche grazie all’utilizzo di simboli e disegni stilizzati che evidenzino se le immagini sono semplicemente visionate in tempo reale od anche registrate;
  • indicare eventuali collegamenti del sistema di videosorveglianza con le forze di Polizia.

Il Garante auspica poi che i cartelli siano integrati da un’informativa articolata ed estesa evidenziante tutti gli elementi previsti dall’art. 13 D. Lgs. 196/2003, la quale potrà essere resa disponibile tramite pubblicazione su reti intranet e siti internet, affissioni in bacheche aziendali e procedure similari.

 

Nomina degli incaricati preposti a gestire le immagini.

Il Provvedimento impone che siano designati per iscritto tutti i soggetti che sono autorizzati a:

  • accedere ai locali dove sono situate le postazioni di controllo;
  • utilizzare gli impianti di videosorveglianza;
  • visionare le immagini. 

I soggetti di cui sopra dovranno essere in numero limitato e fra loro dovrà sempre esserci almeno un dipendente aziendale il quale, in rappresentanza dei colleghi, possa visionare le immagini in caso di necessità.

E’ inoltre necessario individuare diversi livelli di autorizzazione distinguendo fra coloro che possono unicamente visionare le immagini e coloro che viceversa possono anche impostare i parametri delle registrazioni, copiare/cancellare/esportare le immagini, modificare l’angolo di visuale e lo zoom delle telecamere.

 

La protezione delle immagini.

Le immagini devono essere protette con idonee e preventive misure di sicurezza miranti a ridurre al minimo i rischi di accesso non autorizzato o trattamento non conforme alla normativa.

In estrema sintesi:

  • devono essere impostati diversi livelli di visibilità e gestione delle immagini a seconda delle mansioni svolte da ogni singolo operatore autorizzato ad accedervi;
  • ogni soggetto che accede ad immagini registrate su supporto digitale, deve essere dotato di apposite credenziali di autenticazione;
  • la trasmissione delle immagini tramite una rete pubblica deve avvenire previa applicazione di tecniche crittografiche alle immagini medesime che ne garantiscano la riservatezza.

 

Tempi e conservazione delle immagini.

Il Provvedimento conferma che le immagini devono essere conservate per poche ore e comunque al massimo per 24 ore successive alla rilevazione, fatti salvi i periodi festivi e di chiusura dell’azienda o per aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria. Solo nel caso in cui l’azienda svolga attività particolarmente rischiose (es. banche), si può ritenere ammesso un tempo di conservazione maggiore, comunque non superiore alla settimana.
E’ necessario che il sistema di videosorveglianza sia impostato, ove tecnicamente possibile,  in modo tale da cancellare automaticamente le immagini entro i termini temporali appena evidenziati.
Nel caso in cui l’azienda ritenga necessario un allungamento dei tempi di conservazione delle immagini, sarà necessario avanzare un’apposita richiesta al Garante affinché possa procedere ad una verifica preliminare. 

 

Finalità della sorveglianza e Art. 4 Statuto dei lavoratori.

La videosorveglianza in azienda può e deve essere utilizzata per prevenire, a titolo esemplificativo e non esaustivo, furti, danneggiamenti, atti vandalici, intrusioni, incendi e casistiche similari.
Viceversa, anche il Garante per la protezione dei dati personali, in accordo con quanto previsto dall’art. 4 dello “Statuto dei lavoratori” (Legge 300/1970), conferma l’assoluto divieto di utilizzo della videosorveglianza per qualsivoglia forma di controllo a distanza dei lavoratori e quindi risulta vietata l’installazione di telecamere per tale finalità.
Il Provvedimento poi, richiama e conferma anche gli obblighi in capo al datore di lavoro derivanti dal medesimo Statuto dei lavoratori.
Si ricorda infatti che in base a tale legge, prima di procedere all’installazione degli apparati di videosorveglianza, risulta necessario raggiungere un idoneo accordo con le rappresentanze sindacali interne oppure, in mancanza di accordo od in assenza delle rappresentanze sindacali, ottenere la dovuta autorizzazione dalla Direzione Provinciale del Lavoro competente, al fine di scongiurare qualunque forma di controllo a distanza dell’attività lavorativa.

 

Settori specifici.

Si evidenzia, per completezza, che il Provvedimento individua regole specifiche per i seguenti settori: ospedali e luoghi di cura, istituti scolastici, trasporto pubblico, web cam per scopi turistici, soggetti pubblici.

I nostri contatti

+39 0522-38.79.97 / +39 0522-38.28.11
+39 0522-38.79.96
Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. E' necessario abilitare JavaScript per vederlo.
Via Piccard 16/G - 42124 Reggio Emilia